Word, utilizzo e gestione professionale del software

La crescita professionale, volta ad accedere a migliori posizioni lavorative, si compone di tante diverse attività volte ad acquisire nuove competenze e a sviluppare nuove abilità. Si parla per esempio dell’imparare una lingua straniera o, per esempio, di migliorare il proprio livello di conoscenza dell’inglese, oppure di seguire dei corsi per professionisti specifici per il proprio settore. Di certo, visto il contesto sempre più digitale e più competitivo, acquisire delle competenze avanzate per utilizzare al meglio il diffusissimo pacchetto Microsoft Office è essenziale. Ma per quale motivo un corso Word per professionisti può essere utile nel concreto? E come utilizzare in modo professionale ed efficiente questo software?

Word: quali sono le sue caratteristiche?

Il programma di videoscrittura Word è tutto fuorché una novità del mondo digitale: la prima versione di questo software Microsoft venne infatti messa a punto nel 1983, per essere utilizzata sul sistema operativo DOS; la prima versione per Windows è stata invece rilasciata sei anni dopo, nel 1989.

Secondo alle stime raccolte da Statista, il software Word sarebbe attualmente utilizzato da oltre 2 milioni di imprese a livello mondiale, delle quali 43 in Italia. Peculiarità di questo software di videoscrittura è quella di mostrare in tempo reale il risultato finale, secondo un’ottica WYSIWYG (acronimo di “What You See Is What You Get”, ovvero tradotto letteralmente “quello che vedi è quello che ottieni”).

A rendere intuitivo l’utilizzo del software Word è la presenza della barra degli strumenti, posizionata in alto nella finestra del programma; da questa area è possibile accedere a tutte le opzioni di formattazione, nonché sfruttare tra le altre cose delle funzioni di disegno di base, creare degli effetti tridimensionali, inserire nel file delle immagini, e via dicendo.

Sempre dalla barra degli strumenti è possibile accedere alle funzioni di salvataggio del file: questi vengono archiviati automaticamente con l’estensione .docx, che a partire dal 2007 ha sostituito l’estensione classica .doc. Va peraltro aggiunto, per completezza, che a partire dal 2010 il software Microsoft Word permette di salvare i contenuti creati anche come file .pdf.

Come utilizzarlo in modo professionale?

Ci sono vari livelli di utilizzo di un software come Microsoft Word. Con dei corsi Word base è per esempio possibile imparare a creare un documento, a formattare il testo, a modificare la spaziatura, in margini e i bordi, a inserire delle immagini o a creare delle tabelle.

Questo è però unicamente l’utilizzo più basilare di Word: i corsi per l’utilizzo professionale e avanzato di questo software consentono infatti di aumentare ulteriormente le proprie competenze. Si pensi per esempio all’utilizzo efficiente della funzione di revisione, all’utilizzo dei commenti o persino all’assegnazione di vari livelli di accesso e di utilizzo del file stesso.

L’utilizzo professionale di Word potrebbe inoltre prevedere per esempio la creazione di intestazioni e di pià di pagina, per creare dei documenti aziendali ufficiali su carta intestata e con numero di pagine; o, sempre parlando dell’utilizzo avanzato di Word, è possibile prendere in esame la creazione di etichette o di testi personalizzabili per la posta elettronica, o ancora, la creazione di sommari automatici a partire dalle sezioni del documento.

La gestione professionale del software Word

Medici, impiegati, commercialisti, architetti, consulenti, avvocati, dottorandi, professori, ingegneri: sono tantissime le figure che hanno l’esigenza di imparare a gestire in modo professionale Word e i file di testo creati con questo programma di video scrittura, per creare contenuti di qualità in modo veloce.

Così facendo sarà possibile sfruttare al meglio le opportunità messe a disposizione dal software di punta del pacchetto Office, creando agevolmente lettere, report, brochure, proposte, preventivi e simili. Utilizzare in modo professionale Word significa essere in grado di impiegare correttamente gli elenchi puntati e gli strumenti di formattazione automatica e molto altro. Per definirsi dei veri esperti nella gestione professionale dei file .docx con Microsoft Word è infatti necessario essere in grado di:

• modificare dei template;
• gestire diverse versioni del medesimo file;
• assegnare diversi gradi di accesso al file ai collaboratori;
• proteggere il file creati con l’uso di password;
• usare le macro;
• copiare stili da altri documenti;
• creare dei temi personalizzati;
• creare e aggiornare degli indici;
• eccetera.

Creazione di documenti di testo strutturati: una guida sintetica

Vediamo di seguito gli step da conoscere per creare dei documenti di testo strutturati, completi e chiari con il software Word.

• Gestire le proprietà del documento: per creare un documento Word davvero professionale è consigliabile completare le voci Autore, Titolo, Oggetto e Parole chiave raggiungibili con il percorso “File” e “Proprietà”.
• Formattare il testo in modo da renderlo facilmente leggibile: per permettere una lettura veloce è bene creare delle strutture logiche, utilizzando a questo scopo le funzionalità messe a disposizione dal software Word, come le formattazioni Titolo 1, Titolo 2 e via dicendo.
• Utilizzare l’indice automatico: un documento su più pagine e strutturato in titoli e paragrafi può essere impreziosito dalla creazione di un sommario automatico, che permetterà in seguito di spostarsi automaticamente tra le varie sezioni.
• Inserire dei collegamenti ipertestuali: in qualità di documento digitale, un file creato con Word può contenere dei link a delle risorse online; per una gestione professionale di Word è bene, oltre a inserire l’URL da seguire, specificare anche la descrizione del collegamento stesso, usando l’apposita voce “Descrizione”.
• Utilizzare i colori in modo strategico: l’utilizzo di diversi colori in un documento Word può essere utile per facilitare la lettura e la comprensione del testo; è però bene accertarsi di avere sempre un contrasto sufficiente tra sfondo e testo (è per esempio sempre da evitare la combinazione di sfondo bianco e scritte gialle o arancione).
• I font giusti: per facilitare la lettura di documenti di testo strutturati è bene optare per l’uso di font facilmente leggibili; per quanto riguarda la lettura su schermo, i font più immediati sono quelli sans serif, e quindi senza grazie.
• L’uso delle tabelle: le tabelle sono strumenti estremamente utili per rendere più ricchi i documenti strutturati in Word; per una gestione professionale dei documenti di testo è consigliabile però mantenere questi elementi semplici, evitando le tabelle a doppia entrata e preferendo in alternativa l’inserimento di più tabelle.

L’utilizzo dei modelli di progettazione Word

Per un utilizzo efficace e professionale di Word, nonché per rendere più rapida la creazione di documenti di testo con questo software, può essere utile sapere che esistono dei modelli di progettazione pronti all’utilizzo: è sufficiente scaricare queste risorse dal portale Office per avere delle strutture già pronte dalle quali partire per creare fatture, CV, lettere, brochure, certificati, piani di marketing, guide all’acquisto, programmi per meeting e molto altro.

Trucchi Word

Per utilizzare in modo professionale Word può essere utile conoscere alcuni intelligenti trucchi, eccone alcuni.

• Le scorciatoie da tastiera per allineare i testi: anziché doversi spostare con il mouse sull’apposita icona a livello della barra degli strumenti, è possibile usare la scorciatoia da tastiera “Ctrl + L” per allineare a sinistra, oppure la scorciatoia “Ctrl + R” per allineare a destra, o ancora, la “Ctrl + E” per allineare al centro.
• Le scorciatoie da tastiera per cambiare la dimensione dei caratteri: è possibile usare la scorciatoia da tastiera “Ctrl + ]” per incrementare la dimensione del carattere; con la combinazione  “Ctrl + [”al contrario si riduce la dimensione.
• La filigrana: per personalizzare un documento o per evidenziarne la riservatezza è possibile inserire una filigrana come “Riservato” oppure “Urgente” o contenente un messaggio personalizzato”; lo strumento è presente nella scheda Design.
• Recuperare delle versioni non salvate: succede di voler tornare a delle versioni precedenti del file, che però non sono state salvate. Lo strumento “Recupera documenti non salvati”, accessibile con il percorso “File”, “Info” e “Gestione documenti” permette di ritrovare il lavoro fatto.
• La modalità scura: utilissima per affaticare meno gli occhi, la modalità oscura permette di ridurre al minimo la luminosità dello schermo su Microsoft Word, senza però compromettere la leggibilità: è sufficiente accedere alla voce “Account” e modificare il “Tema Office” selezionando “Nero”.

Questi sono solamente alcuni dei trucchi per imparare a usare Word in modo più efficiente e rapido. Desideri imparare a creare e gestire dei documenti completi e professionali su questo software di scrittura? Scopri il Corso Word base, della durata di 12 ore in modalità asincrona online.