Come pianificare un progetto: la fase di pianificazione

La pianificazione di un progetto è indispensabile per una buona riuscita dello stesso. Un bravo project manager deve essere in grado di analizzare il carico di lavoro e ripartirlo correttamente tra le diverse figure competenti. Si tratta di un’attività spesso sottovalutata ma che può fare la differenza. Se desideri approfondire l’argomento ti suggeriamo il nostro Corso Pianificazione del Progetto. Oggi però vogliamo parlarti delle fasi principali di pianificazione delle attività e di come avviene una corretta gestione dei progetti.

1 – Avvio di un progetto

Il primo step sarà quello di valutare l’idea di progetto insieme al team. In questa fase sarà necessario capire se il progetto è in linea con le vostre competenze e se siete in grado di realizzarlo. Se così fosse occorre definire un raggio di azione e i risultati che si desiderano ottenere, individuando tutti gli elementi essenziali per il buon esito del progetto.

Al termine di questa fase dovrai avere un piano di progetto, approvato da tutte le parti che lo andranno ad applicare. In questo modo si escludono numerosi malintesi che possono compromettere il progetto nelle fasi successive.

Può essere di grande aiuto la realizzazione del Project Charter, un documento aziendale che ufficializza formalmente l’avvio di un progetto comunicandolo a tutto il team.

2 – Pianificazione del progetto

È arrivato il momento di tracciare le linee guida da seguire durante tutto il progetto. Possiamo racchiuderle in queste voci:

• definire gli obiettivi concreti;
• fare una stima dei costi;
• individuare le azioni e i risultati da raggiungere.

Questa pianificazione deve prevedere degli obiettivi intermedi che permettono di suddividere l’obiettivo finale con scadenze chiare e precise. Possiamo considerare la pianificazione iniziale come una buona base di partenza che consente di capire se si sta procedendo nel modo giusto, in linea con le aspettative, oppure se occorre mettere in pratica qualche piccolo cambiamento di ottimizzazione.

3 – Esecuzione di un progetto

In questa fase si parla di azioni vere e proprie che mettiamo in pratica sulla base della pianificazione effettuata. Si inizia con un meeting di avvio in cui ogni membro viene informato sulle attività che andranno svolte e che gli spettano. Occorre essere molto dettagliati, soprattutto nei progetti complessi e importanti. Il successo di questa fase è strettamente determinato dalla qualità della pianificazione.

4 – Monitoraggio e controllo del progetto

Stiamo andando nella giusta direzione oppure dobbiamo apportare qualche modifica rispetto a quanto abbiamo pianificato? Questa fase ci permette di trovare risposta a questa domanda. Prevedi scadenze precise nel corso della fase esecutiva, programma riunioni periodiche che coinvolgano tutto il team e sfrutta questi incontri per capire se la direzione intrapresa è quella giusta oppure no.

5 – Analisi finale

Possiamo considerare un progetto concluso quando si raggiungono gli obiettivi prefissati entro le date stabilite e avviene la consegna formale dello stesso. Prima che questo accada è importante riunire tutto il team per comprendere cosa ha funzionato e cosa no, cosa avrebbe potuto essere fatto meglio e quali sono i possibili sviluppi futuri.

L’obiettivo è sempre quello di individuare processi più stabili e creare team più efficaci con i quali collaborare per ottenere i risultati prefissati.